Die Landesvertretung Baden-Württemberg platzte aus allen Nähten. Die mehr als 500 Teilnehmer aus allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung sowie Lösungsanbieter, System- und Beratungshäuser haben die Erwartungen der INFORA bei weitem übertroffen. Das große Interesse an der Veranstaltung, die Beiträge der Referenten und die regen Diskussionen in den Fachforen haben gezeigt, dass E-Akte, Langzeitspeicherung und Archivierung Schlüsselkompetenzen für Verwaltungsmodernisierung und E-Government sind.

Bereits die Eröffnungsvorträge von Rainer Ullrich, INFORA, und Karl-Heinz Löper, Senatsverwaltung für Inneres und Sport, Berlin, zeigten die Komplexität des Themas E-Akte anhand der diffizilen rechtlichen, technischen und organisatorischen Fragestellungen sowie gangbare Handlungsalternativen, wie beispielsweise die Neufassung der GGO I in Berlin. Die aufgeworfenen Fragen bildeten zugleich die Inhalte der sich anschließenden Fachforen. In insgesamt neun Foren wurden nahezu alle Facetten des Themas E-Akte aus den unterschiedlichen Perspektiven der Anwender, Wissenschaftler und Berater in Vorträgen prägnant und praxisbezogen vorgestellt.

So wurden Vorgehensweisen zur komplizierten Thematik des ersetzenden Scannens sowohl aus Sicht eines Anwenders als auch - von Dr. Silke Jandt, Universität Kassel, - im Sinne praktischer Handhabung dargestellt. Dr. Grit Schütz, Landesdirektion Leipzig, stellte mit einem Bericht über die Einführung eines DMS/VBS und den Echtbetrieb bei ca. 400 Nutzern eine wirkliche Erfolgsstory vor. Der hochaktuellen Integration informeller Prozesse und Zusammenarbeit durch Kollaboration in DMS/VBS sowie deren Abgrenzung zum formalen Geschäftsgang nahm sich das Fachforum 2 an. Eine rege Diskussion entspann sich zum Vorgehen bei der Einführung der E-Akte, die neben praktischen Hinweisen zwei unterschiedliche Vorgehensweisen aus NRW und Brandenburg beinhaltete.

Die bisweilen als trocken geltende Schriftgutverwaltung bildete den Gegenstand einer kontroversen Diskussion zu Fragen der Aktenrelevanz von Dokumenten und der Aktenbildung. Auch der Ruf nach besserer Zusammenarbeit der verschiedenen Gremien und einer Informationsplattform zur Schriftgutverwaltung, wie diese beim DIN in Arbeit ist, wurde laut. Mit Dr. Siegfried Hackel, Sieane GmbH, präsentierte einer der maßgeblichen Protagonisten die Entwicklung von Zertifizierungen im Kontext rechts- und beweissicherer Langzeitspeicherung. Auf kurzweilige Art bewies Dr. Christian Keitel, Landesarchiv Baden-Württemberg, dass Archivierung alles andere als ein staubtrockenes Thema ist. Die Prüfung der Authentizität von Dokumenten anhand eines Dokumentenvergleichs – angefangen bei der Magna Charta aus dem Jahre 1215 - verdeutlichte das signaturfreie Vorgehen der Archive anschaulich. Der interdisziplinäre Ansatz der Tagung wurde insbesondere durch Dr. Ulrike Gutzmann, Volkswagen AG, sowie Stephan Luther, Deutsche Rentenversicherung, Zentrales Rechenzentrum West, bedient. Der Blick über den Tellerrand der öV zeigte neben alternativen Handlungsweisen auch ähnliche Problemstellungen in der Privatwirtschaft auf. Den Erfolg des QuickCheck-eLangzeitspeicherung, angeboten von INFORA und Sieane als pragmatische Handlungshilfe zur rechts- und beweissicheren Langzeitspeicherung in Behörden und Unternehmen, machte Florian Doms, Bundeseisenbahnvermögen, deutlich.

Viele Teilnehmer nutzten das – leider beschränkte – Angebot, mit den INFORA-Beratern Fachgespräche über ihre spezifischen Projekte und Fragestellungen zu führen, um so weitere wichtige Hinweise auf passgenaue Lösungsstrategien zu erhalten.

Die erstmals in einer vergleichenden Präsentation stattfindenden Marktforen ermöglichten es den Teilnehmern, die Stärken, Schwächen und Marktsegmente der vorgestellten Produkte und Leistungen gezielt zu hinterfragen und kritische Punkte zu thematisieren.

Ermutigt durch das große Interesse wird INFORA im November 2010 zu einer 2. Jahrestagung E-Akte einladen.